Scheda di autovalutazione — amministrazione del personale
Quanto costa gestire il personale in azienda?
Raccogliere le presenze, gestire ferie e permessi, controllare i dati e rispondere ai dipendenti richiede tempo. Questa scheda aiuta a stimare il costo del lavoro interno e a leggerlo insieme ai costi degli strumenti e dei servizi esterni.
Inserisci i dati della tua azienda: il risultato si aggiorna durante la compilazione. I valori inseriti sono elaborati nel browser e non vengono inviati allo Studio. Puoi stampare la scheda, salvarla in PDF o copiarne il riepilogo.
Qui si misura il lavoro amministrativo quotidiano: presenze, autorizzazioni, richieste dei dipendenti, note spese e tempo dedicato alle decisioni organizzative.
Restano fuori l'elaborazione delle paghe, la consulenza e gli adempimenti verso gli enti. Li rimettiamo nel quadro alla fine.
1 Due numeri per partire
Da qui in avanti la cifra si aggiorna da sola, mano a mano che compili.
2 Il lavoro sui dati e sulle richieste
Usa la media mensile dell’anno, includendo i periodi di maggiore attività. Somma le ore di tutte le persone coinvolte, senza contare due volte la stessa attività. Lascia vuote le voci non applicabili.
| Fogli, cartellini, messaggi, e i solleciti a chi non consegna | ore/mese |
| Riceverle, far approvare, comunicare l'esito, aggiornare i residui | ore/mese |
| Travaso fra file o gestionali, verifica delle ore prima dell'invio | ore/mese |
| Raccolta e controllo dei giustificativi | ore/mese |
| Invio dei cedolini via e-mail o consegna a mano, richieste di copie di cedolini e CU, consultazione dei residui e moduli. Non includere queste ore anche in altre voci | ore/mese |
| Totale | — |
3 Decisioni e attività che richiedono persone
Gli strumenti possono supportare queste attività, ma non sostituiscono le decisioni aziendali e il confronto con i professionisti competenti. Inserisci soltanto il tempo interno, escludendo gli onorari già conteggiati altrove.
| Tempo interno per raccogliere informazioni e gestire le risposte su cedolino, contratto, maternità e malattia | ore/mese |
| Regolamenti e policy, valutare se concedere, incrociare assenze e turni | ore/mese |
| Tempo interno per raccolta dati, riunioni e confronto con i professionisti incaricati; non il loro compenso | ore/mese |
| Totale | — |
4 Gli errori che tornano indietro
Conta il tempo aggiuntivo per correggere dati incompleti o errati, chiarire segnalazioni e reinviare informazioni. Escludi i normali conguagli e le ore già inserite nei passi precedenti. Questo tempo non è considerato automaticamente eliminabile con un software.
La tua stima
Costo interno dell'amministrazione del personale, per dipendente
Come si divide
- Attività potenzialmente semplificabili—
- Valutazioni, coordinamento e correzioni—
- Ore all'anno, correzioni comprese—
- Costo all'anno—
- Giornate equivalenti da 8 ore—
5 Piattaforma collaborativa e raccolta presenze: cosa cambia
Raccogliere i dati necessari alle paghe e mettere a disposizione un portale per ogni dipendente sono funzioni diverse. Per confrontare i costi, distingui il servizio di base dalle funzioni collaborative aggiuntive.
Piattaforma HR collaborativa
Uno spazio condiviso fra dipendenti, responsabili e amministrazione: richieste e approvazioni di ferie e permessi, raccolta di note spese e giustificativi, distribuzione di comunicazioni e archivio personale per consultare cedolini, CU e altri documenti.
Qui confrontiamo il canone di queste funzioni aggiuntive, separato dall’elaborazione delle paghe. Verifica moduli inclusi, utenti fatturati, eventuali minimi, avvio e integrazioni.
Raccolta presenze e assenze
Raccogliere ore lavorate, ferie, permessi, malattie e altre variabili; controllarle e inviarle al consulente per le paghe. Può avvenire con un prospetto, un file o un sistema di rilevazione.
Questa funzione può essere organizzata senza un portale collaborativo completo. Il successivo invio dei cedolini via e-mail o la consegna a mano sono attività distinte dall’archivio personale online; tempi e costi vanno comunque considerati.
Elaborazione paghe e adempimenti
Trasformare i dati validati in cedolini e svolgere gli adempimenti concordati. Il compenso di questo servizio va tenuto distinto dal canone della piattaforma e dal lavoro interno dell’azienda.
Le prestazioni professionali riservate fanno capo al professionista abilitato incaricato. Nel nostro assetto sono svolte dallo Studio Cogno.
Il numero di dipendenti incide sul confronto. Con una tariffa per persona, il costo annuo è: canone mensile × dipendenti fatturati × 12. Per esempio, con un canone ipotetico di 5 euro, 10 dipendenti costano 600 euro l’anno e 50 dipendenti 3.000 euro. Sono esempi di calcolo, non prezzi di mercato. Più dipendenti possono significare anche più richieste e documenti da gestire: valuta il canone insieme al tempo effettivamente dedicato a queste attività.
Se un’offerta comprende piattaforma, raccolta presenze ed elaborazione paghe, chiedi il dettaglio dei servizi e dei costi. Non confrontare il prezzo dell’intero pacchetto con il solo canone collaborativo. Se sono previsti canoni fissi o minimi, il costo reale può differire dal calcolo per persona.
6 Le voci di costo considerate
Aggiungi soltanto i costi non già compresi negli altri importi. Il totale descrive le voci inserite: non include retribuzioni dei dipendenti, costi di avvio, integrazione e formazione non indicati, né stima un risparmio futuro.
Costo annuo delle voci inserite
- Amministrazione interna—
- Piattaforma collaborativa HR—
- Elaborazione paghe e adempimenti—
- Totale—